As empresas correm para adaptar sua infra-estrutura de TI aos novos requisitos de declaração de movimentação financeira, previstos pelo SPED. O Sistema Público de Escrituração Fiscal abarca a emissão de notas fiscais eletrônicas e as escriturações contábil e fiscal.

Mas, e a TI? Todas essas mudanças, se vistas individualmente pelas empresas, têm impacto direto na área de tecnologia da informação, grande aliada no tratamento e apresentação dos dados, além de oferecer a própria mídia para armazenamento das informações e também para o envio dos dados aos órgãos públicos.

No caso da nota fiscal eletrônica, por exemplo, as empresas hoje precisam de autorização da Secretaria de Fazenda para imprimir blocos de notas. A partir da NFe, elas passam a requerer autorização da Sefaz local para emissão de cada nota fiscal e, em segundos, receber de volta a autorização, já com avaliação sobre se o documento foi preenchido corretamente. Se ainda não estiver obrigado à emissão da NFe, o recebedor do documento irá tratá-lo como se fosse um a nota normal, tendo como única obrigação o acesso ao website.

Hoje alguns municípios têm também a nota fiscal municipal, mas há projeto em andamento que é a nota fiscal eletrônica de serviços, forma de convergir a nota municipal com a NFe. Em abril de 2009 entra a o documento eletrônico passará a ser obrigatório a mais um grupo de empresas, ocorrendo o mesmo processo em setembro.

A expectativa é que até o final de 2010, todas empresas estejam emitindo NFe, principalmente porque todas as grandes empresas já estarão no processo e, fatalmente, forçarão a suas respectivas cadeias a fazer o mesmo. “Tanto as Sefaz quanto as empresas tiveram que fazer um exercício muito grande.

O Sped traz uma evolução da tecnologia. Não cria novidade”, diz o diretor do IOB. Em termos práticos, as organizações que já possuem um sistema ERP (enterprise resource planning) precisam apenas fazer uma atualização tecnológica. Mas, mesmo assim, nem todos têm este recurso -- a SAP, por exemplo, avisou que vai gerar as informações , mas a Oracle não seguirá a mesma estratégia -- o que pode exigir a adoção da plataforma de um terceiro.

Ou seja, a primeira necessidade, sob a ótica da TI, é definir se o ERP irá possuir ou não o recurso; se o servidor suportará uma nova carga; se há hardware disponível para armazenamento das NFe e dos certificados digitais (obrigatórios no processo de emissão da NFe); como será a comunicação com a Sefaz; o pessoal destacado para ao menos monitorar o processo, e assim por diante.

Um pouco mais complexa, a segunda necessidade identificada pelos especialistas é a verificação, validação e auditoria das informações geradas. Uma análise de conteúdo importante para evitar penalidades do Fisco. Segundo pesquisa feita pelo IOB, 8 em cada 10 empresas erram em algum passo do processo de transmissão de informação ao Fisco, por várias razoes, que vão desde a falta de investimento e capacitação de pessoal, até o uso de ferramentas inadequadas.

O próprio IOB criou um sistema de auditoria eletrônica para minimizar os erros e os riscos das empresas neste novo cenário de relacionamento com o Fisco. Resultado da união entre a inteligência tributária da IOB e a tecnologia, o IOB SPED Diagnóstico e Certificação é uma solução que avalia os procedimentos fiscais, a forma de tributação e a rotina dos departamentos de sua empresa, identificando inconsistências que produtos eletrônicos não enxergam e recomendando ajustes e adequações sob medida, seguindo os critérios de uma autêntica fiscalização.

O sistema permite avaliar e propor soluções quanto à qualificação da área usuária do Sped, à exposição de risco, à adequação de processos, à aderência à legislação e aos indícios de erros. E, simultaneamente, realiza um eficiente saneamento dos cadastros de produtos, clientes e fornecedores e ainda trata da homologação do arquivo gerado por qualquer ERP ou sistema fiscal.

A entrega do Sped Fiscal foi adiada para 31 de maio, mas a obrigação ocorre a partir de janeiro. Se empresa atrasar a emissão, não vai conseguir corrigir.

Mas nem as empresas de software nem as consultorias têm condições de atender à totalidade das empresas em tão pouco tempo. O cadastro de produtos e de fornecedores precisa estar atualizado para o Sped e a maioria das empresas não têm isso hoje, porque a forma de fiscalização anterior não via este item como crítico e passível de autuação.

“As empresas precisam entender que a grande demanda não está apenas no software fiscal, que na verdade é a última etapa do processo. É preciso ajustar os sistemas de origem e os processos, para que a informação passe a existir e chegue limpa ao ambiente de software”.

Fonte: Result